Come riconosco una giornata di lavoro ben spesa?

Addentrandomi tra le pagine di Flow, mi sono fermato su una domanda molto concreta: come riconosco una giornata di lavoro ben spesa?

Ci sono giornate faticose che sembrano volare. Non perché abbiamo fatto meno; a volte accade proprio il contrario. Eppure, arrivati a sera, rimane una sensazione precisa ossia quella di aver messo bene a frutto ciò che potevamo portare nel nostro lavoro:  esperienza, attenzione, competenza e capacità di giudizio professionale.

Non ne ricavo una nuova definizione del successo, né credo abbia senso contrapporre questa riflessione ai risultati dell’impresa. Fatturato, margini, clienti, cassa e crescita continuano a raccontare aspetti essenziali dell’attività. Mi interessa una domanda più circoscritta: che cosa rende professionalmente ben spesa una giornata? Per chi fa impresa, anche da solo, può diventare una piccola lente attraverso cui osservare il proprio lavoro.

Una giornata piena non racconta tutto:

È facile descrivere una giornata attraverso le cose che abbiamo fatto: telefonate, preventivi, clienti, produzione, riunioni, amministrazione, problemi da risolvere. Nelle microimprese molte di queste attività ricadono sulla stessa persona, ed è del tutto normale.

Il titolare può essere insieme imprenditore, tecnico, commerciale e parte importante della capacità produttiva dell’azienda. Un intervento tecnico può essere proprio il momento in cui l’impresa esprime la sua competenza migliore, seguire personalmente un cliente può avere un forte valore commerciale, preparare con attenzione un preventivo può incidere su prezzo nonché sul margine e la qualità della relazione. E’ comunque sempre utile dividere le attività “strategiche” da quelle “operative”.

La domanda, allora, non è quali attività siano più importanti, ma in quali momenti della giornata abbiamo potuto dare il contributo migliore. È una prospettiva diversa dal semplice numero di attività concluse, perché ci porta a osservare dove hanno trovato spazio esperienza, attenzione e capacità di giudizio professionale.

Anche il tempo è una risorsa dell’impresa:

Quando parliamo di strategia pensiamo spesso alle risorse: capitale, liquidità, persone, capacità produttiva. Nelle piccole imprese aggiungerei anche il tempo dell’imprenditore.
Ha una caratteristica molto semplice: è limitato. Se lo utilizziamo in un punto, non possiamo utilizzarlo nello stesso momento altrove.

Questo vale in un’azienda strutturata, ma diventa ancora più evidente nell’impresa individuale o nella microimpresa, dove il titolare può rappresentare una parte importante della capacità tecnica, commerciale e decisionale. Per questo l’agenda non è soltanto una questione personale: può raccontare anche come una risorsa dell’impresa viene utilizzata durante la giornata.

Non significa che ogni ora debba essere ottimizzata, né che il tempo dedicato all’operatività sia tempo sottratto a qualcosa di più importante. Significa semplicemente osservare dove va il nostro tempo e che cosa, mentre siamo impegnati lì, riesce o non riesce a trovare spazio.

Il costo-opportunità del tempo:

C’è un concetto economico che può aiutarci a leggere meglio questo tema: il costo-opportunità.
Il termine può sembrare tecnico, ma l’idea è semplice: quando utilizziamo una risorsa per qualcosa, rinunciamo alla possibilità di impiegarla, nello stesso momento, per qualcos’altro.

Applicato al tempo professionale non significa dare un prezzo a ogni ora di lavoro. La domanda è molto più concreta: mentre mi occupo di questa attività, che cosa rimane fuori?

Se dedico due ore a risolvere un problema operativo, può essere del tutto sensato farlo, soprattutto se quel problema richiede proprio la mia esperienza. Nello stesso intervallo, però, non posso incontrare un cliente, preparare un’offerta complessa, studiare un investimento o affrontare una decisione rimasta in sospeso.

Non c’è necessariamente una scelta giusta e una sbagliata. Ed è proprio questo il punto: il costo-opportunità non serve a giudicare la scelta, ma a renderla visibile. Quando diciamo “non ho avuto tempo”, stiamo già raccontando qualcosa: un’altra attività ha occupato quello spazio. Capire quale può aiutarci a leggere meglio il modo in cui stiamo lavorando.

Anche chi lavora da solo ha un’organizzazione:

La parola “organizzazione” fa pensare facilmente a organigrammi, deleghe e collaboratori. Ma anche un’impresa individuale ha una propria organizzazione, fatta di clienti, scadenze, strumenti, abitudini e sequenze di lavoro. È fatta anche del modo in cui decidiamo cosa viene prima, cosa può aspettare e cosa tende a finire sempre in fondo alla lista.

Per questo non serve avere dieci dipendenti per osservare come viene utilizzato il proprio tempo. Possiamo partire da due domande molto semplici: dove è andato oggi il mio tempo? E, subito dopo: in quale parte della giornata ho potuto mettere meglio a frutto esperienza, attenzione e capacità di giudizio professionale?

Non serve stabilire una percentuale ideale, perché non esiste. Ci saranno periodi in cui quasi tutto il tempo sarà assorbito dalla produzione e altri in cui prevarranno clienti, amministrazione o decisioni. Osservare questa composizione non significa darle un voto: significa soltanto renderla più leggibile.

Quando la giornata incontra la strategia:

È qui che una riflessione apparentemente personale entra nel terreno dell’impresa. La strategia non vive soltanto nei business plan: vive anche nel modo in cui le risorse riescono concretamente a trovare spazio nella realtà quotidiana.

Un cliente importante richiede tempo. Una nuova attività richiede tempo. Un investimento richiede analisi e tempo. Anche una competenza tecnica distintiva ha bisogno di spazio per poter essere espressa. Questo non porta automaticamente alla conclusione che qualcosa debba essere eliminato, ridotto o delegato; soprattutto nella microimpresa, sarebbe una semplificazione.

Prima della decisione viene la comprensione. Possiamo limitarci a osservare quali parti del nostro lavoro riescono effettivamente a trovare spazio nelle giornate. La risposta sarà diversa per ogni impresa: per qualcuno il contributo migliore nasce dal lavoro sul prodotto, per un altro dal rapporto con i clienti, per un altro ancora dal leggere i numeri, valutare alternative o prendere una decisione delicata.

Non esiste un modello corretto per tutti. Esiste però la possibilità di vedere più chiaramente come utilizziamo il nostro tempo. Ed è qui che il tema diventa strategico: non perché dobbiamo trovare la giornata perfetta, ma perché il modo in cui una risorsa scarsa viene assorbita può raccontarci qualcosa dell’impresa reale, di come funziona e delle priorità che riescono concretamente a trovare spazio.

Una domanda da lasciare aperta:

Non credo serva assegnare un voto alle giornate. Le imprese reali hanno urgenze, imprevisti, stagionalità e periodi più intensi di altri. Ma una domanda può essere utile: dove ho potuto dare il contributo migliore oggi?

Non misura il valore della persona e non stabilisce se abbiamo lavorato bene o male. Può però aiutarci a vedere dove trovano spazio esperienza, attenzione e capacità di giudizio professionale.

E lascia aperta anche un’ultima domanda:

Nelle nostre giornate, quanto spazio trova il lavoro in cui possiamo dare il contributo migliore?

Anche per chi lavora da solo, questa può essere una domanda di strategia.